マイナンバー制度の企業側における注意点

マイナンバーについて

マイナンバーは個人個人一人に与えられる数字のことであり、それによって社会保障などがスムーズに受けられるようになります。
マイナンバーには個人の住所や就職企業などの情報が紐付けられることとなりますの、マイナンバーを見るとその人のことがわかってしまいます。
個人情報であるので、マイナンバーの取扱は注意すべきです。

そしてこれは企業で働く社員は、給与の受取時などはマイナンバーの提示を受けることとなるので、会社としては適切な管理と運用が求められます。
もしも個人情報が流出してしまうと、その人物になりすましたり、情報が第三者に漏洩してしまい危険なので管理を十分に行うべきです。

企業に求められること

マイナンバーを企業が扱うときは以下のことに気をつけるべきです。

・取得時
マイナンバーを取得するときは、利用目的を明確に示し、本人確認を厳格に行いましょう。
なりすまし防止のために、マイナンバーが正しいことと、本人であること示すために身元確認も行いましょう。
年金が絡むときは、企業は扶養家族の本人確認を実施する必要も出てくる場合があるので、注しないとなりません。

・利用時
法律で決められた範囲で利用すべきであり、それ以外の目的での利用が厳禁です。
もしも社会保障などの書類作成を第三者機関に委託するときは、委託者自身が安全管理を徹底し、情報漏洩しないように監視を行う必要があります。
またマイナンバーは必要時以外は、他社への提供や、むやみな収集は行うことは厳禁です。
そして保管期間をすぎたマイナンバーは速やかに破棄しましょう。

マイナンバーを運用するときは、企業としては安全性を確保できるのかどうかが、最大の注目すべき点ではあります。
それは個人情報を扱うので当たり前のことでしょう。
しかしマイナンバーは従来の個人情報と違い、書類作成を外部に委託する場合でも、外部の物がマイナンバーを取得することがあり、今後はますますマイナンバーが流通することとなります。

すでにマイナンバーは各個人に配布されており、今後は企業としてもマイナンバーを扱う機械はどんどん増えていきます。
そのために、マイナンバーの運用と安全管理は短期的ではなく、長期的に行っていかなければならないものであり、社内での管理方法はもちろんのこと、外部への委託時の扱い方についても考えなければなりません。
もしもマイナンバーが流出し、その社員が被害を被ったとなれば、会社に対する損害賠償が発生することとなります。
賠償だけで済めばまだ良いですが、個人情報流出はその企業の信頼を落とすことにもなり、その企業が傾いたり倒産する原因にもなりかねません。
政府のマイナンバーに関するガイドラインも見ておくと良いでしょう。