総務に必要なスキル

間接部門として縁の下の力持ちになる

総務部や人事部といった組織はどのような職種の会社でも必ず必要になる「間接部門」と呼ばれる仕事です。

営業や販売、製造といった仕事が会社にとって直接的に利益につながるモノを動かしカネを移動させる仕事だとすれば、総務や人事の仕事は会社の3大要素の最後の一つヒトを管理するための仕事をしていきます。

また中小企業などでは総務部が経理の仕事を兼ねていることもよくあるため、そうした場合には他部門で使用した経費について領収書を集め月ごと、年ごとにしめて法人として治めるべき税金の計算もしていきます。

一概に総務部といってもその会社の業種・業態や他の部門との関わり、経営者の方針などによって担うことになる業務分野の範囲はさまざまであり、一つとして同じ会社はありません。

ただ企業にとっての「間接部門」であり、他に利益を生み出すための活動を支援するための活動をしていくということでは共通しています。

気遣いができコミュニケーション能力があること

総務の仕事で最も必要になるのは、社内の細かい様子に気がつくことができることと、きちんと他のスタッフとコミュニケーションを取れるという能力です。

総務として入社したときにはまず行うのが備品の整理や清掃業務、また来客の受付や電話番などです。

他にも経理や会社の契約関係の書類のファイリングをすることもあります。

さらに社内のスタッフたちの福利厚生となる有給休暇や病気や出産などによる長期休業時の手続き、育休の取得などについても専用の書類を用意して管理していきます。

総じて言えば社内のあらゆるスタッフとまんべんなく関わりを持つことが必要になる仕事であると言えます。

その一方で経理での数字の取り扱いや、紛失してはいけない重要な会社の契約書類(賃貸契約書やリース契約書)も手元に置くことになることから、几帳面な仕事内容も求められます。

あまり自己流のやり方をするよりも、まずは必要な業務をきちんとその通りにこなすことができるよう真面目な姿勢で取り組んでいってください。

総務として就職するときに便利な資格など

総務としての勤務は特に何らかの資格がなければ難しいということはありませんが、いくつか事務系の資格があると採用時に有利になります。

まず直接的に役立つ資格としては「日商簿記3級以上」「MOS」「秘書検定」といったものが挙げられます。

総務部として管理職を目指すのであれば、より高度な簿記資格や会計士資格、または社労士や中小企業診断士といった難関資格も業務に役立ちます。

また資格だけでなく対外的なイベントを主催していたり、電話応対を行った経験があったりすることも総務としての求人に応募するときにアピールすると有利になります。

基本的には未経験でも本人のやる気次第で業務を覚えていくことができる仕事なので、もしこれから総務を目指すならまずは自分なりに仕事に誠実に取り組む姿勢を見せるようにするのがよいでしょう。