職場環境のチェック

管理部門の重要業務

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社内を巡回して、職場環境がどのようになっているかをチェックすることも管理部門の重要な業務の一つです。巡回をするというと監視されているかのように感じて嫌な顔する部署もないわけではないですが、むしろそういった何か嫌がる要素がある部署こそ大きな問題の芽が潜んでいるのではないかと疑いたくなってしまいます。

管理部門の仕事は、経理業務や総務業務の他、人事や労務関連の仕事も引き受けることがあります。それらは机上で書類を処理すればすむような問題ではなく、実際に社内で何がどう起きているかということを自分の目で見て把握し、そこから適切な対策をとっていかなくてはいけません。そんな自分の目を使った判断材料として最も有効になるのが、実際にそれぞれの部署でどのような業務が行われているかということです。

あらかじめ巡回する日を決めて通達するようでは意味がありませんから、できるだけ多くの人が同じフロアにいる時間帯を見計らってそれぞれの課を回っていきます。反対にほとんどの人が出払っている時間にあえて社内を見て回るということも重要です。見るべきポイントとしては、仕事をするときスタッフ同士がきちんと連携をとれているかということや、適切な動きが動線としてできているかということです。

オフィス内の什器配置は単にデザイン重視で作られているわけではなく、そこで働く人ができるだけ障害を感じることなく素早く移動することができるかということが重要になります。必要な資料を探すのにいつまでも時間がかかっていたり、連絡をとりにいくために机を大回りしなくてはならなかったりするようなオフィスでは、中にいる人のストレスになりますしなにより時間がムダになります。

職場環境チェックと社内環境の改善

そこで、管理部門として客観的な視線で業務をするときの環境がきちんと適切なものになっているかをチェックするとともに、改善の提案を行っていくようにします。また、地味に大切になってくるのが各個人のデスクの上のきれいさです。自宅などでも机の上は乱雑なままになっているという人も多いようですが、オフィス内においては机上の美しさはそのまま業務成績に直結するほど重要な要素になります。

他にも、インクの出ないボールペンや切れ味の悪いはさみといった、実用が難しい文具が多く放置されているようなことも避けなくてはいけません。細かいストレスがたまると、思わぬミスや社内の問題が起きたりします。管理部門としてはそれら小さなことから社内環境の改善を目指します。

またメンテナンスが簡単で、できるだけ経費がかからないようにすることも大切です。
例えばプリンターのレンタルだけで、印刷設定の電話サポートや、トラブル時の消耗品無料サポートを行ってくれる会社もあります。このようなサービスを利用すると、何かあった時に対応の手間がなく、確実に解決するため安心です。

総務自身の手間を減らす取組みも大事

総務が社内環境をチェックする際に大事となるのは、総務自身の手間も減らす必要があるということです。とりわけ総務は、会社の中でも「何でも屋」というポジションになりやすく、来客対応から備品整理に至るまで、社内のあらゆる事を請け負います。総務そのものが極端に忙しい状況下においては、社内環境のチェックや改善などが行われにくくなって当然と言えるでしょう。

そのため、社内環境をチェックする際は、まず総務の環境に無駄がないかをチェックする必要があります。勤怠管理をデジタル化したり、オフィスの備品をレンタルしたり、総務の仕事を効率的に行う外部サービスなどを利用するのも手でしょう。日々働く中で、必要なタスクと不要なタスクを割り出すように心掛けるのが理想です。